IBM的电子化采购战略分析

上网时间: 2001年07月29日? 我来评论 【字号: ? ?小】

关键字:IBM? 网上采购? 电子化采购?

网上采购能够带来效益,然而成功实施这一战略需要协调多方面的工作。在实施网上采购的每一步,IBM都遵从这样的目标:更好地协作、整合供应商、降低成本。如今,通过英特网同IBM做生意的供应商数目达2.7万;该公司全年采购的460亿美元商品和服务中,逾九成通过网上进行。

当电子化采购(e-procurement)还只是一个与供应链相关的概念时,IBM公司已经在认真考虑这件事。九十年代中期,这家年营业额达884亿美元的公司开始了其无纸化采购的进程。该公司制定了详细的规划,包括重新定义和重新设计采购流程,到1998年底推出雄心勃勃的电子化采购计划,旨在使所有的供应商都能在网上开展业务。

IBM采购战略和流程改革副总裁Pat Knight说:“这是一个价值取向的战略:我们承担不起仍然通过纸面来做生意。”为此,IBM立即行动与供应商达成网上交易的共识;通过集成IT和其它流程以统一的姿态与供应商开展业务;重组业务流程,实施集中采购战略;与供应商协作,通过因特网增加供应链的可见度。

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收效是明显的,对于IBM来说,电子元件和其它硬件的采购额占IBM销售商品总成本的76%。如今,在该公司每年采购的460亿美元商品和服务中,逾九成通过网上系统进行。

快速行动

IBM的管理人员并不讳言当时遇到的困难。然而取得的进展却是迅速而显而易见的。该公司采购战略和流程改革副总裁Pat Knight说:“实施起来非常不容易。1998年第四季度刚开始的时候,通过英特网同我们做生意的供应商数目为零,而现在这一数目是2.7万。”

然而面临的挑战是,如何使供应商相信电子化采购所具有的优势。许多公司对基于网络的业务渠道持谨慎态度。有些厂商不愿意在网上进行价格谈判,还有的对网络安全性不放心。

Knight说:“这是一个价值取向的战略。在1998年决定通过电子化方式来做生意时,供应商就必须选择要么按照这种方式,要么去找其它的用户。”

Knight认为快速行动非常关键。她说:“行动得越早,推广起来就越快。对于供应商来说,如果有100个人要求他们这样做,他们就会被弄糊涂了。在那时候,我们同供应商一起做了很多工作。

随着IBM下一阶段计划的推出,合作伙伴是否准备好仍然是一个问题。Knight称,在网上发出一份采购订单并不困难,困难的是把复杂得多的各种流程放到网上去做。这些流程包括协作设计、技术方案制定、采购批量计划和预测、库存管理,以及当涉及到外包制造服务时的供应问题等等。

对供应商保持统一

观察家称,IBM煞费苦心推行其流程,在电子化采购方面已走在了业界的前列。Aberdeen集团的分析师Tim Minahan说:“IBM最先认识到供应商关系及其对自身总体表现的重要性,很长一段时间以来,其在采购方面的表现出类拔萃。”

IBM的战略是,通过集成IT和其它流程以统一的姿态出现在供应商面前。基于这种考虑,IBM公司连接至供应门户的专用交易平台诞生了。

Knight说:“在IBM的网站上我们有一个供应入口,这是所有联系的统一入口。我们把它看作是拥有2.7万个供应商的最大的专用交易平台,其业务可以是简单的开发票或下订单,也可以是复杂的产品推介功能。”

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IBM的应用工具包内容包括:基于英特网的报价工具、物料补给、便于外包制造商处理IBM物料订单的过程、图形交换使公司可以分享技术设计信息、流程更改及停产通知的管理。

起初,该公司自己开发出电子化采购软件,向元器件及其它供应商提供培训和现场技术支持。IBM现在同i2技术公司和Ariba合作,将来准备更多地转向其它软件供应商。

有些供应商仍然使用EDI来处理一部分交易,包括采购订单、发票、发运通知等。Knight说:“我们将某些传统的业务继续留给EDI处理,同时扩展英特网渠道。”

并非所有的供应商都在网上处理业务。AMD公司的一位发言人称,他们公司就没有这样做,尽管他们同IBM就电子化采购的问题进行过讨论。另一家供应商则称,同IBM在网上进行交易的复杂性因情况的不同而不同,通常取决于从该供应商采购金额的大小。

IBM同其它公司于2000年6月份共同创建了E2open,但仅使用该交易平台出售过量库存。Knight称,IBM的采购部门只是以“内部方式”使用该公共平台,如跟E2open伙伴合作,推动RosettaNet等标准的应用。

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集中采购,重构业务流程

分析师及业界管理人员称,企业要成功实施网上采购,首先必须使其采购部门运作良好。IBM就是这样做的,他们所做的每一步都遵从这样的目标:更好地协作、整合供应商、降低成本。达到这些目标的关键是把注意力放在集中采购上。

IBM全球服务部门的采购副总裁William Schaefer说:“以前,我们的采购职能严重分散,每个工厂和每个业务单元都有自己的采购部门,以不同的方式工作。那时候,最高管理层并没认识到采购部门的重要性,不愿意把最出色的员工放在那里。”

九十年代中期IBM有100多个采购部门,常常与同一个供应商签有多份采购合同。Knight说:“我记得有一次,在美国我们曾与一个供应商签了85份合同。你可以想象获利的是哪一方。”大部分工作是通过手工进行的。公司管理人员称,当时IBM的采购工作局限于手工进行,人手解放不出来。

到九十年代中情况发生了变化,该公司意识到成本和效率可以做到集中控制。IBM的第一阶段改革计划包括:将资源由行政转到采购;建立公共的流程、工具和管理系统;启动提升竞争力和成本降低计划。

在第二阶段,IBM制定了计划,实施流程重组、供应商更大限度的参与、以及在同行业中衡量竞争力。这些举措使IBM能够实施电子化采购中的关键部分:用网络覆盖所有流程、交易和采购、覆盖全部供应商、采购实现无纸化。

付出的努力已经有了回报。六年前,IBM采购订单的处理周期是30天,现在只要1天。1995年该公司的合约周期是半年到一年,现在只有30天。即使是仍需要纸面处理的领域,他们也取得了巨大进步,一般合同的长度从100多页减少到只有6页。

通过降低管理成本、缩短订单周期、更好地进行业务控制,以及实施电子化采购带来其它方面效率的提高,去年IBM节省了3.77亿美元。此外,IBM的竞争优势也得到了提高,Knight估计每年该数目在30到40亿美元之间,与业界其它同行相比较,这一数字可以反映出该公司的成本降低水平。

她举例说,如果DRAM的价格下降了10%,而竞争对手能够以低于10%的价格买到该元件,那么IBM只有以比下降10%更低的价格才能取得竞争优势。

Schaefer说:“自动化采购带来的最基本价值在于:我们可以从耗费大量时间的事务性工作中脱身。以前,采购人员每天花5个小时在电话里回答别人的问题:他们的订单在哪里,为什么还没有发货。而如今采购不再是一个服务性的部门。”

Knight说:“我们把它当作是很有影响力的部门。采购在公司里的角色正在改变,这不是指某人已达成一笔最好的交易。采购角色具有第一位的影响,可通过新产品推介来利用供应商的技术。这些转变可使公司受益,也可使供应商受益。”

强调供应链上的协作

复杂的电子化采购战略如何面对严峻的市场现实,目前情况还不明朗。特别是今年的库存严重积压,反映出当前工业滑坡的现状。

IBM全球服务部门的B2B和供应战略师 Craig Jett说:“许多公司认为他们的预测是准确的。但在很多情况下,这些预测是错误的。”

IBM采用了i2的预测工具组合,在做采购决定之前同主要用户协作来协调手工预测。该公司一直坚持的目标是:在预测方面进行协作,通过英特网在供应链中增加可见度,同合作伙伴分享价格、可用性和产品地点。

此外,随着OEM越来越多地依赖EMS公司来进行产品制造,协作变得越来越重要。Schaefer说:“随着合同制造商越来越多,IBM更多地依赖于外部提供者。这给采购部门带来更多的压力:他们需要充当供应商和供应链各环节之间的桥梁。我认为这是一件有益的事情。”

合作伙伴之间的协调是顺利做出采购决定的一个重要方面。内部协作也非常重要,特别是在产品设计的早期阶段能够实现采购成本的节约。Aberdeen集团最近的一份研究结果显示,多达80%的总成本是在产品设计阶段决定的。在大多数企业,产品和服务的采购是最大的支出,占企业总收入的一半。

然而,对于产品的成本、质量、结构或装配,最有效的决策往往是在最初的采购阶段,工程和采购人员的协作至关重要。Schaefer说:“如果你只有采购员而没有工程师,计划就不可能实现,因为采购员只是做了采购工作中的业务部分。他们不能参与关于技术的讨论,不能讨论在设计的最后关头使用什么零件,以及哪些产品是非工业标准零件。所有这些难题都将贯穿后续的库存补给及物料供应问题。”

外购也改变了成本等式。Schaefer说:“在产品成本中,每一美元中有70到75美分是花在外部采购上,比例常常超过一半。”

Knight指出,不管是涉及到单个交易的执行,还是在网上执行复杂的流程,采购必须快速地为投资带来高回报。他说:“对我们来说最核心的问题是,当涉及到流程时,如何寻找潜在的股东价值。采购能直接为公司创造利润和价值。”

Knight说:“这是一个你能快速取得成功的领域,并可能获得机会。IBM的改革计划就是采用网络技术和整合资源,提供业务价值。”


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  • IBM(International Business Machines Corporation,国际商业机器公司)成立于1911年,公司总部设在纽约州阿蒙克市,是全球最大的信息技术和业务解决方案公司。IBM目前拥有全球雇员30多万人,业务遍及160多个国家和地区。该公司创立时的主要业务为商用打字机,之后转为文字处理机,然后到计算机和有关服务。

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