丰宝ERP追踪报道之五:第一阶段系统上线完成

上网时间: 2007年11月27日? 作者:周睿? 我来评论 【字号: ? ?小】

关键字:丰宝? 选型? ERP?

选型完成之后,丰宝进入了紧张快速的上线阶段。如何既保证项目的成功上线,又让现行的繁杂业务和服务客户的承诺不受影响,丰宝进行了周密地计划和充分地准备,使最终上线完成时间从原计划的45天缩短到20天。

围绕业务需求和改善目标,丰宝选择了易科ERP的两个产品方案:一是基于数据流的Exact Globe系统,包含了订单、出入库、费用和成本等所有业务中的主要数据,并带有核算体系。二是基于工作流的Exact Synergy系统,包含了订单审批、客户关系管理、员工请假、报销和工作报告等在内的所有工作流程和一些文档的建立,帮助各个部门实现无纸化管理且便于查询。配合这两个产品方案,丰宝将整个项目实施分为两个阶段:从今年1月到9月完成第一部分数据库系统Exact Globe的上线;接下来再用一年的时间完成Synergy系统的上线。

上线前的三个准备阶段

围绕第一阶段系统的实施,丰宝花了整整一个月的时间制定上线系统的流程。“我们将整个流程制成了一张很大的表,包括整个项目分成哪几个阶段、每个阶段的具体工作及完成每项工作的时间期限等详细信息,明确整个项目应该如何上。”该公司总经理朱玉峰表示,他在整个实施过程中亲自挂帅,担任这一项目的总负责人。

项目方案确定之后,丰宝进入上线前的第二个准备阶段-收集内部的工作流程和各种报表。“我们将所有的流程绘制出来,以订单流为例,记录下销售员如何接单、订单如何下到公司、公司如何进行审批等每一环节,画一张图表上。然后,再制定一些表格跟这些流程去匹配,匹配的过程中分析ERP软件是不是可以实现。”朱玉峰说,“经过多次和ERP实施顾问来回探讨之后,分析哪些流程是需要放到下一个阶段去做的,哪些流程必须在第一阶段实现。这样一方面可以将我们流程进行优化,也可以将实施的风险降到最低。”除了工作流程总结之外,丰宝还进行了报表的收集,考虑到不同职位的人所需的报表是各不相同,丰宝将公司现有的报表全部收集起来,然后分析ERP是否可以实现这些需求。

丰宝花了近4个月的时间完成了流程和报表的收集。从6月份开始,丰宝进入基础数据准备和制定编码规则阶段。由于丰宝从去年开始推出“以行业为导向”的发展目标,并不断深化这一策略,这使丰宝在基础数据准备和编码规则制定上面临了一定的挑战。“我们实施ERP的目标之一是希望从多维度分析业务状况,比如从产品线、从各个分公司和从各个不同的行业等。”朱玉峰表示,这一个性化的需求导致员工在录入订单数据的时候,需要首先判断客户的订单属于哪个行业、哪条产品线和哪个分部。

不仅如此,丰宝的业务中还经常会出现一些复杂的情况,比如有些来自深圳分公司的订单需要在上海开发票,或者北京的订单是通过香港公司进行操作等等。为此,丰宝在编码上花了非常多的时间,将一些编码分为两层或三层,以解决一些复杂情况的分类问题。比如对于跨越两个分公司的订单,系统分配两个地区的编码。“与其它分销商不同,我们业务按行业、产品线和分公司多个维度进行划分的,且地域跨度广,包括香港和台湾地区,涉及不同的币种和不同的交易情况,因此数据分类和编码非常复杂。”朱玉峰说。

仔细的数据分类和编码为丰宝后期的统计分析带来便利。朱玉峰表示,丰宝将继续深化“以行业为主导”的发展策略,“这类似事业部制架构,通过这个系统我们希望给出每个行业的损益表,包括行业的总体营业额、毛利和费用,同时将公司的一些管理费用按一定比例分摊到行业中去。”此外,通过这个系统,丰宝还将对每条产品线和各个分公司进行分析,比如对于产品线的分析,根据产品线引入公司的时间长短和产品线特点制定百分制考核,包括目标达成率、毛利率和占用公司资源等数据的分析;对于分公司这一块,则主要根据其销售团队的总体销售额和费用来进行分析。“通过关键编码的索引,系统对这些数据的统计分析和相关报表的输出变得非常简单。”

上线中并行系统确保业务不受影响

基本数据准备完成之后,丰宝从9月初开始导入系统。朱玉峰指出,在整个实施过程,前期的需求分析和数据准备非常关键,“这一部分准备好之后,最后的导入阶段会很快。我们原计划用45天时间和ERP实施顾问完成系统的切换和上线工作,但最终只用了不到20天的时间。”

在系统导入的过程,未结订单的处理最为关键。朱玉峰说:“在系统转换时,业务中一定会存在许多未结的订单,比如已向供应商下了采购订单但供应商还未交货的;已经交给客户的货还未开发票的或是已开发票但款还没有收回来的。而这一部分业务处理的好坏不仅直接影响ERP上线的成功,也同时影响业务的正常运转。”

为确保对供应商和客户的承诺不受到上线新系统的影响,丰宝采用了一个硬件拷贝的方式,即将所有未结订单放在一张Excel表格中,将每天订单的变化录入其中,并打印出来,有专门的人负责跟踪和备份,不可丢失。“我们最担心的是在系统过渡期,一些订单可能出现丢失或未能及时出来,给客户和供应商造成影响。”朱玉峰介绍说,在新系统上线的过程中,丰宝有三套系统同时并行:老系统继续完成未结订单信息录入,硬件拷贝的系统专门用于管理所有未结订单的变化信息,新系统则用于管理新的订单。“并行系统大约持续了一周的时间,在这段时间,助理每天核对销售订单、采购订单和出货单等状态的变化情况,确保订单在系统进行更换的时期不出现任何问题。”

三套系统并行的方式帮助丰宝从老系统平稳过渡到新系统,并确保了所有业务不受到系统上线的任何影响。同时,这一方式还为丰宝在培训员工熟练系统方面赢得了更多的时间。“我们原来的想法是直接断掉老系统,启动新系统。但后来发现,这种方式一方面对处理未结状态的订单非常危险,另一方面我们前期的培训也没有像想象中那么透彻。员工对新系统还不是特别熟练。因此利用过渡的时间,我们又进行了大量深入的培训。”朱玉峰说。

下一阶段的两项工作

经过一个多月的努力,丰宝成功完成第一阶段系统的顺利上线。紧接着,丰宝又展开了两个方面的重要工作:一是针对已上的系统继续对各个层面的人员进行深入培训,同时对流程进行再次梳理和优化。“在这以前,我们虽然对流程已经梳理了好几次了,但现在不同的是,我们对系统非常了解,从前到后能跑出什么样的结果非常熟悉。因此,根据系统的要求我们需要对工作流程进行再次梳理,跟系统目前的流程配合,达到一致化。”朱玉峰指出,这将是系统上线之后的主要工作之一,根据系统要求再次回顾和优化现有的工作流程。

二是积极准备第二阶段Synergy系统的上线。在这一阶段,丰宝将从财务、人事和总办抽调专人组成新的项目小组,负责第二部分系统的上线工作。预计从11月启动,丰宝将用一年的时间完成第二阶段系统的上线。


[ 投票数:? ] 收藏 ??? 打印版 ??? 推荐给同仁 ??? 发送查询 ??? ?订阅杂志

评论
免费订阅资讯速递
信息速递-请选择您感兴趣的技术领域:
  • 安防监控
  • 便携设备
  • 消费电子
  • 通信与网络
  • 分销与服务
  • 制造与测试
  • 工业与医疗
  • 汽车电子
  • 计算机与OA
  • 电源管理
  • 无源器件与模组
  • 新能源
  • 供应链管理
论坛速递
相关信息
  • ERP是什么意思
  • ERP是Enterprise Resource Planning的简称,中文意思是企业资源计划,是上个世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技术发展及企业对供应链管理的需求,预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革,而提出了这个概念。
    ERP是针对物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)集成一体化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构,使用图形用户接口,应用开放系统制作。除了已有的标准功能,ERP还包括其它特性,如品质、过程运作管理、以及调整报告等。

  • 什么是丰宝?
  • 国际电子商情提供相关丰宝技术文章及相关丰宝新闻趋势,及更新最新相关丰宝电子产品技术

  • 什么是选型?
  • 国际电子商情提供相关选型技术文章及相关选型新闻趋势,及更新最新相关选型电子产品技术

?新浪微博推荐
Global Sources


编辑推荐
?大家正在说


打开微信“扫一扫”,打开网页后点击屏幕右上角分享按钮

1.扫描左侧二维码
2.点击右上角的分享按钮
3.选择分享给朋友
电子元器件数据手册下载
数据手册搜索

Datasheets China.com

《汽车电子特刊》

汽车电子系统在现代的汽车中占有的比重越来越高,对产品设计的工程师来说,产品的设计和验证面临着很多的挑战。本期《汽车电子特刊》将会向您呈现ADI技术对于汽车电子行业的应用等,还有IIC汽车电子论坛的精彩回顾哦!

扫一扫,关注最新资讯

esmc